O time de Recursos Humanos do Distrito carregava um problema comum a áreas de gente e gestão: a ferramenta usada no dia a dia não acompanhava a complexidade real da operação. Toda vez que um processo fugia do padrão genérico da plataforma, alguém precisava refazer o trabalho manualmente, por fora do sistema.
Foi esse atrito que levou a área a testar IA no RH a fim de criar uma solução construída do zero. O resultado foi um sistema próprio de gestão de RH, batizado internamente de Distrito World (DW), que hoje concentra processos que antes ficavam espalhados entre múltiplas ferramentas.
Este case detalha como o projeto saiu do papel, quem precisou estar envolvido e quais foram os ganhos alcançados desde a criação do sistema de gestão de RH com IA. Serve também como referência para outros times de Recursos Humanos que consideram aplicar inteligência artificial no RH, mas ainda não sabem por onde começar nem o que esperar do processo.
A plataforma usada anteriormente pelo time de Recursos Humanos do Distrito era uma solução de mercado genérica, pensada para empresas com estrutura de contratação padronizada. O Distrito tem colaboradores em regimes diferentes, e isso expunha falhas recorrentes no dia a dia:
Cálculo incorreto de saldo de férias: a plataforma não diferenciava corretamente colaboradores CLT, estagiários e PJ na hora de calcular os dias disponíveis.
Processos self-service que viravam trabalho manual: pedidos de férias acabavam sendo feitos por e-mail, porque o sistema não aplicava a regra certa para cada regime.
Informação espalhada em dois lugares: organograma e benefícios ficavam divididos entre um canal interno de comunicação e a ferramenta externa que deveria executar os processos.
O resultado prático era um RH que gastava energia corrigindo o que a ferramenta deveria ter resolvido sozinha, em vez de atuar de forma estratégica.
Encontrar no mercado uma plataforma pronta que desse conta desse nível de detalhamento provou ser muito difícil. Diante disso, o time mapeou todos os processos internos, entendeu exatamente como cada um deveria funcionar e construiu a solução com IA no RH.
O projeto começou no Lovable. Depois de uma semana, ficou claro que o escopo exigia algo maior do que a ferramenta no-code conseguia sustentar. A equipe migrou para Python e VS Code, buscando uma estrutura mais estável e com mais segurança de dados, requisito não negociável quando o sistema lida com informações sensíveis de todo o quadro de colaboradores.
O projeto foi conduzido por 3 pessoas do time de recursos humanos do Distrito. Além disso, as colaboradoras contaram com o auxílio de um especialista em tecnologia e inteligência artificial do Distrito:
Vitória Andrade, analista de RH, à frente da definição de processos e requisitos da área.
Carolina Moreira, analista de RH, responsável pela comunicação interna do lançamento.
Gabriela Dantas, líder de RH, com decisões estratégicas sobre cada etapa.
Allan Jhonny, líder de tecnologia, responsável por manter dados protegidos à medida que o sistema saía de um protótipo e virava uma estrutura em produção.
Esse suporte técnico dedicado foi importante uma vez que migrar de um protótipo em uma ferramenta no-code para uma estrutura própria exige decisões de arquitetura e segurança que vão além do que uma área de pessoas resolve sozinha, mesmo em uma empresa como o Distrito, onde o acesso a ferramentas de IA generativa já faz parte da rotina de vários times.
A nova plataforma de gestão de RH reuniu, em um só lugar, processos que antes exigiam múltiplas ferramentas e checagens manuais. As principais entregas foram:
PDI conectado à avaliação de desempenho: os dois processos, antes desconectados, hoje se conversam através de uma matriz de competências construída com a liderança, que define o escopo esperado para cada cargo e compara o desempenho real do colaborador com essa meta (por exemplo, 80% de aderência quando o esperado era 100%).
Organograma com duas visualizações: mais fácil de entender áreas, hierarquia e quem faz o quê.
Radar do time para a liderança: um painel único com férias agendadas, média de PDI do time e histórico de promoções e aumentos.
Agendamento de 1:1 direto na plataforma: reuniões de feedback deixaram de depender de checar a agenda de outra pessoa pelo e-mail corporativo.
Perfil completo do colaborador: dados pessoais, dados profissionais, documentos e desempenho, tudo conectado em uma única página.
Central de metas e OKRs: acompanhamento dos objetivos da empresa acessível a qualquer colaborador.
Aba institucional (DW): reúne benefícios, organograma, políticas de férias, newsletter do RH com avisos institucionais e o acesso às ferramentas internas usadas no dia a dia, como o calendário de feriados e datas importantes.
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A nova plataforma também assumiu tarefas que antes eram feitas manualmente pela área de pessoas:
Agendamento e mensagens de férias e promoções: passaram a ser relizadas automaticamente.
Certificados de capacitação: emitidos pela funcionalidade interna do Distrito Academy assim que o colaborador conclui um curso.
Dúvidas recorrentes sobre processos: reduzidas, já que informação e execução ficaram no mesmo lugar.
Além do ganho de tempo, boa parte do suporte que a área prestava no dia a dia envolvia explicar como executar processos e onde encontrar cada informação, então centralizar tudo em um único lugar deu mais autonomia para os times resolverem sozinhos o que antes exigia uma consulta ao RH.
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Financeiro: a migração também eliminou o custo mensal com a ferramenta de mercado anterior, gerando uma economia recorrente na casa dos milhares de reais por mês para a operação de gente e gestão. Parte desse ganho foi redirecionada para os próprios colaboradores: o valor do vale-refeição aumentou cerca de 19% para toda a empresa.
Operacional: o tempo dedicado à execução manual de processos de RH caiu de forma expressiva, de aproximadamente três dias por semana para apenas um dia por semana, uma redução de cerca de 8 horas semanais. Essa mudança reflete três frentes que andaram juntas: o retrabalho constante causado por erros da ferramenta anterior deu lugar a processos calculados corretamente para cada regime de contratação; as dúvidas recorrentes que antes chegavam direto ao RH passaram a ser resolvidas pelos próprios times, com mais autonomia; e tarefas que dependiam de execução manual, como envio de e-mails e emissão de certificados, passaram a rodar sozinhas.
Cronograma: o projeto foi conduzido entre fevereiro e junho de 2026, com lançamento da plataforma em julho.
Não necessariamente. O projeto do Distrito começou em uma ferramenta no-code (Lovable) e só migrou para vibe coding quando o escopo cresceu além do que essa camada conseguia sustentar.
O primeiro passo costuma ser mapear os processos que mais geram retrabalho e custos hoje e entender exatamente onde a ferramenta atual falha. A partir daí, dá para avaliar se um ajuste pontual resolve ou se o caso pede uma solução construída sob medida, como aconteceu no Distrito.
Não. A IA assumiu tarefas repetitivas e cálculos que geravam erro humano e tomavam mais tempo que o necessário, mas decisões de cultura, liderança e desenvolvimento de pessoas continuaram nas mãos do time de RH, agora com mais tempo livre para se dedicar a elas.
O case do Distrito mostra um caminho possível para times de RH que sentem o mesmo atrito: em vez de adaptar a área a uma ferramenta genérica, construir um sistema de gestão de RH que respeite a granularidade real dos processos da empresa.
A economia mensal e a redução expressiva no tempo gasto com tarefas manuais vieram como consequência dessa escolha, não como o ponto de partida. O aprendizado central fica menos na tecnologia em si e mais no método: mapear processos com profundidade antes de escolher qualquer ferramenta, seja ela pronta ou construída sob medida.
Vale reforçar que esse tipo de projeto não nasce só de uma boa ideia da área de pessoas. Exige dados organizados, apoio técnico dedicado à segurança da informação e patrocínio da liderança para sustentar decisões ao longo do caminho. Times de RH que têm o desafio, mas não têm essa estrutura interna pronta, encontram no AI Factory do Distrito um caminho para transformar o mesmo tipo de ideia em um sistema real, com segurança e manutenção de longo prazo garantidas desde o primeiro protótipo. Para quem ainda está na fase de priorizar onde a IA gera mais valor antes de construir, o AI Strategy do Distrito ajuda a estruturar esse caminho.
